Produktové workshopy s kolegy mimo produkt a vývoj

Jeden z našich vývojových týmů, interně mu říkáme fialový, věnuje kus svého času rozvoji nástrojů, které používá naše oddělení Contentu. To je z pohledu zákazníka i e-shopu jedním z nejdůležitějších na Heurece. Stará se totiž o produktový katalog Heureky. Díky němu se párují a správně řadí produkty do katalogu, vytváří filtry atd. Je to zkrátka oddělení, s jehož prací se na Heurece setká každý.

Bylo pro nás klíčové ověřit si, že jim naše práce život opravdu ulehčuje. Jenže v cestě nám ležely překážky – Content je v Liberci, většina z nás je v Praze, náš styl práce, myšlení i priority se trochu liší, což se projevovalo i při naší spolupráci a komunikaci. Proto jsme se právě tyto dva aspekty rozhodli vylepšit. A to na netradičním workshopu, který přinesl nečekané výsledky.

Workshop, kde jsme řešili reálné problémy

Máme dobré zkušenosti s podobnou prací mimo kancl. Sami si ji vymyslíme i zorganizujeme. Formát téhle konkrétní akce jsme probírali hodně dlouho dopředu. Věděli jsme, že chceme lidi z obou týmů propojit. Naše podmínka byla, že během workshopu musíme řešit reálné úkoly – tedy my jako vývojáři máme hledat technické řešení problémů, které Content už dlouho trápí. Taková práce má totiž moc spojovat víc, než když trávíte čas abstraktními hrami, jejichž efekt se většinou rozplyne hned po návratu ke každodenním povinnostem v kanceláři.

Abychom mohli identifikovat a vyřešit reálná zadání, vymysleli jsme si takovou jednodenní hru. Začali jsme tím, že jsme si hráli na produkťáky. Potřebovali jsme produktová zadání, abychom mohli řešit reálné problémy, které oddělení Contentu komplikují jejich každodenní práci. Proto jsme utvořili malé skupinky (několik lidí z contentu + 1 vývojář), jejichž úkolem bylo dát dohromady produktové zadání. Museli jsme si definovat, jak správně takové zadání formulovat, abychom ho všichni pochopili stejně.

Produktových zadání nakonec vzniklo hned několik. Smyslem celého workshopu bylo problémy pořádně prozkoumat a vlastně v ideálním případě jich co nejvíce rovnou i vyřešit. V celém procesu byli pořád zapojení lidé z contentového týmu a fungovali jako produkťáci. Odpovídali vývojářům na jejich otázky, společně hledali ta nejlepší řešení. Pojali jsme to jako scrumový mini-sprint, nechybělo review a na konci dne proběhla retrospektiva. Asi nemusíme podotýkat, že všem těmto výrazům obvykle mimo vývojovo-produktové týmy málokdo rozumí. Od začátku do konce byla celá spolupráce s týmem Contentu zajímavou výzvou a skvělou zkušeností. Pro obě strany bylo zajímavé sledovat různé způsoby myšlení a fungování na pracovním úkolu. Hledali jsme cesty, jak si zkusit porozumět. A je potřeba říci, že se to povedlo. Během jednoho dne jsme definovali a vyřešili problémy (tedy naprogramovali, či upravili nástroje), které doposud naše contentové oddělení zdržovaly.

Nejen prací živ je tým

Když se zpětně podíváme na tento workshop, od běžného kancelářského dne se vlastně lišil jen drobnostmi. Hodně jsme makali. Vzali jsme na sebe role, které obvykle nemáme, protože to bylo nutné k vyřešení daných problémů. A taky je fakt, že nedílnou součástí našich workshopů je také společná starost o naše základní potřeby – někdo musí uvařit, taky musíme odpočívat, musíme se přizpůsobit vzájemným biorytmům, abychom pracovali, když na to máme všichni dost energie…

Nemáme tudíž nikoho, kdo by se o nás staral, vše si řešíme sami. A tím také trénujeme lepší dělbu práce (kdo zajistí ubytování, kdo nakoupí), týmovou spolupráci (kdo, s kým a co uvaří), poznáváme se mimo-pracovně, budujeme společné zážitky a užijeme si při tom spoustu legrace. Takže i když na workshopech hodně makáme a zlepšení naší vzájemné komunikace byste mohli považovat jen za vedlejší produkt výjezdu mimo kancelář, je vlastně nedílnou součástí designu celého výjezdu.

Čas jsou peníze.. a další vyřešené úkoly

Tím nejlepším nakonec jsou hlavně výsledky, které tento (pro nás krátký) jednodenní, ale o to intenzivnější workshop oběma týmům přinesl. Nemůžeme pominout to, že se v jiném než kancelářském prostředí setkali kolegové z naprosto odlišných týmů a lokalit, a měli tak čas poznat se trochu jinak a lépe pochopit práci toho druhého.

Úspěch celého workshopu však potvrzuje především řeč čísel. Po několika týdnech jsme z oddělení Contentu dostali souhrn úspory času k jednotlivým úpravám. Když jsme všechno sečetli (a vzali v potaz pesimistickou variantu), dostali jsme se na reálnou úsporu minimálně 50 hodin každý měsíc. To dává 600 hodin za rok! A když byste to chtěli na počet pracovních dní, je to neskutečných 75 pracovních dní k dobru! A ty mohou kolegové z Contentu využít na smysluplnější práci než doposud – například dalšímu rozvoji našeho katalogu.

Sečteno a podtrženo, vychází nám z toho tedy, že intenzivní, tematicky zaměřené workshopy jsou efektivní. Věříme, že po této zkušenosti budou oblíbené nejen v rámci produkto-vývojových týmů (o tom posledním jsme psali třeba tady), ale najdou své příznivce také napříč celou Heurekou. A protože máme plnou podporu od vedení, už se všichni těšíme na příští akci :)